Beveiligen

Home > Beveiligen

> Sneltoetsen
> Training Excel op jouw bedrijf

Werkblad beveiligen

Je kunt je Excel-bestand op diverse manieren beveiligen.
1. Het hele werkblad op slot gooien
2. Zorgen dat slechts enkele cellen bewerkt kunnen worden.
3. Voorkomen dat mensen een werkblad eruit halen of verplaatsen.
4. Al bij de 'voordeur': om het bestand überhaupt te kunnen openen, om een wachtwoord vragen.

Het wachtwoord kraken

Heb je een beveiligd werkblad, waarvan je het wachtwoord niet weet? Grote kans dat ik het wachtwoord kan kraken.
No cure, no pay
* Lukt het niet, dan betaal je niets.
* Lukt het wel, dan kost dat Eu 25,-. Je ontvangt bericht over de betaling, waarna je het bestand terugkrijgt zonder beveiliging. Ik zie het wachtwoord niet, de beveiliging wordt alleen opgeheven. Geheimhouding van de inhoud is gegarandeerd.
Stuur je bestand als bijlage bij een e-mail naar [email protected]

Let wel: ik kan het wachtwoord er alleen af laten halen als je het Excel-bestand kunt openen en als een werkblad beveiligd is. Als je al een wachtwoord moet opgeven om het bestand überhaupt te kunnen openen, kan ik je niet helpen.

Waarschuwing: andere programma's gaan dwars door de beveiliging heen!

Als je de beveiliging instelt en het bestand wordt geopend in een programma als OpenOffice, LibreOffice, Numbers en dergelijke, dan is de beveiliging eenvoudig op te heffen of werkt die totaal niet! Het kan zijn dat daarin alle cellen gewoon toegankelijk zijn en formules altijd zichtbaar. Open je een bestand dat in Excel is beveiligd bijvoorbeeld in OpenOffice Calc en klik je op Extra, Document beveiligen, Blad, dan werkt de beveiliging niet. Het helpt ook niet om de werkmap in Excel op te slaan als Alleen-lezen, want in OpenOffice kun je het opslaan als een *.ods-bestand en dan op dezelfde manier de beveiliging opheffen.
Houd hiermee rekening voordat je het bestand naar andere mensen stuurt!

Bestaat de kans dat de ontvanger jouw werkmap opent in een ander programma dan Excel, sla deze dan op als PDF.
Druk hiervoor op de sneltoets F12 en kies (onderin beeld) in de keuzelijst Opslaan als de optie PDF (*.pdf).

Het Beveiligen-bij-het-openen werkt in andere programma’s wel (zie onderaan deze pagina). Probeer je een bestand dat op die manier in Excel is beveiligd te openen met OpenOffice Calc, dan moet je een zogeheten filter selecteren en zal het niet lukken om dat bestand te openen; er verschijnt niet eens een venster voor een wachtwoord.

1. Een werkblad beveiligen

Als je cellen wilt beveiligen, kan dat niet voor alle werkbladen tegelijk, je moet voor ieder werkblad apart het volgende doen.
1. Klik op de tab Controleren op de knop Blad beveiligen.
* of klik in het tabblad Start op Opmaak; klik in het menu dat verschijnt, op Blad beveiligen;
* of klik met de rechtermuisknop op de bladtab onderaan en kies Blad beveiligen.
2. Er verschijnt een venster waarin je een wachtwoord opgeeft.
* Onder in dit venster kun je eerst aanvinken wat gebruikers nog wel mogen.
Bedenk een wachtwoord en typ dat in het venster.
3. Klik op OK; er verschijnt een vervolgvenster.
4. Typ hetzelfde wachtwoord nogmaals en klik op OK.
Je werkblad is nu beveiligd.
Onthoud je wachtwoord goed! Want het is voortaan de enige mogelijkheid om het werkblad later te ontgrendelen.

Vul in dit venster jouw wachtwoord in (klik om te vergroten).

* Het is niet verplicht om in dit venster een wachtwoord op te geven. Doe je dat niet, dan kan een ander niets aan je werkblad veranderen, maar iedereen die deze weg weet, kan de beveiliging eenvoudig opheffen.

Als het hele werkblad beveiligd is, worden alle cellen geblokkeerd. Probeer je iets te typen (of iets te verwijderen), dan word je tegengehouden en verschijnt er een venster. Je ziet dat de meeste knoppen in het lint vaag zijn geworden: die zijn nu niet te gebruiken.

Voor ieder werkblad apart
Je kunt niet alle werkbladen tegelijk beveiligen, je moet ieder werkblad apart beveiligen.
Dat kan supersnel met een macro, zie rechtsonder bij 1a.

Beveiliging opheffen

Is een werkblad beveiligd, dan hef je de beveiliging als volgt op.
1. Klik op de tab Controleren op de knop Blad beveiligen.
* of klik met de rechtermuisknop op de bladtab onderaan en kies Blad beveiligen.
* Als je bij het beveiligen een wachtwoord hebt ingesteld, verschijnt er een venster. Typ het wachtwoord
* Had je geen wachtwoord ingesteld, dan verschijnt dit venstertje niet.
Hierna zijn alle cellen weer te bewerken.

Ook als je de blokkering van enkele cellen wilt bijstellen (zie hiernaast), moet je eerst de beveiliging opheffen. Breng de veranderingen aan en schakel de beveiliging weer in.

2. Enkele cellen open laten

Stel, je wilt dat mensen in de cellen E1 t/m G10 gegevens kunnen invullen. In de rest van je werkblad staan formules en die mogen ze niet verwijderen.
Het ligt voor de hand om het werkblad te beveiliging en daarna deze cellen te vergrendelen, maar dat werkt niet.
Je moet even omdenken.
De volgorde is: haal eerst de blokkering af van de cellen die men nog wel mag invullen, en zet daarna de beveiliging erop. In dit voorbeeld:
1. Selecteer de cellen E1 t/m G10.
2. Klik op de rechtermuisknop en kies Celeigenschappen; het venster Cellen opmaken verschijnt.
* of druk hiervoor op de sneltoets Ctrl+1.
3. Klik in dat venster op de tab Bescherming en schakel Geblokkeerd UIT. Deze cellen zijn niet meer geblokkeerd. Dit houdt in: als je hierna de beveiliging inschakelt, zullen deze cellen toegankelijk blijven en kunnen daarin gegevens worden getypt.

4. Schakel hierna de beveiliging in, zoals hiernaast wordt uitgelegd.
Nu is het werkblad als geheel weer beveiligd, maar er kunnen WEL gegevens worden getypt in cel E1 t/m G10, omdat je daarin (vooraf) Geblokkeerd hebt uitgeschakeld.

* Tip: Wil je controleren welke cellen nog toegankelijk zijn, druk dan enkele malen op de Tab-toets. Dan wandel je door de 'open' cellen.

Formules onzichtbaar maken.
Is de beveiliging ingeschakeld, dan kunnen mensen geen formules uit cellen verwijderen. Want standaard is de optie Geblokkeerd ingeschakeld in alle cellen (en dat schakel je uit in de cellen die open mogen blijven). Maar wie op een cel met een formule klikt, kan die formule nog wel zien in de formulebalk. Wil je de formules geheim houden, selecteer dan de cellen met formules, open het venster Celeigenschappen, ga naar het tabblad Bescherming en zorg dat de beide opties Geblokkeerd en Verborgen zijn ingeschakeld.
Schakel hierna de beveiliging in. Nu kan niemand de formules zien (omdat ze verborgen zijn), en kan niemand de formules verwijderen (omdat die cellen geblokkeerd zijn).

Met de optie Verborgen worden jouw formules onzichtbaar (klik om te vergroten).

3. De hele werkmap beveiligen

1a. Alle werkbladen tegelijk beveiligen

Als je klikt op het tabblad Controleren en dan op de knop Werkmap beveiligen klikt, opent er een venster. Laat hierin Structuur ingeschakeld.
* Stel desgewenst een wachtwoord in en bevestig dit wachtwoord in het volgende venster.
Hierdoor zorg je dat niemand de volgorde van de werkbladen kan veranderen. Ook een werkblad invoegen of verwijderen, een blad verbergen of zichtbaar maken, wordt onmogelijk.
Op deze manier kun je een werkblad verbergen en ook echt geheim houden.
Maar mensen kunnen hierna nog wel gegevens in cellen veranderen! Om dat te voorkomen, moet je alle werkbladen een voor een beveiligen (zie hierboven).

Wil je snel alle werkbladen van je werkmap beveiligen?
dan lijkt Werkmap beveiligen de manier, maar die doet iets anders, zoals je hiernaast ziet.
Ook lijkt een snelle manier: de tabs van alle werkbladen selecteren en de beveiliging inschakelen. Maar je zult merken dat dat niet werkt. Je moet ze echt een voor een beveiligen.
Dat kan snel als je er een macro voor maakt. Die gaat na één druk op de knop alle werkbladen langs en schakelt overal de beveiliging in met een wachtwoord. Hoe je deze macro maakt, lees je in het boek Excel VBA voor professionals.

4. Al bij het openen een wachtwoord vragen

Je kunt ook instellen dat er meteen bij het openen van een bestand al een wachtwoord moet worden ingevoerd, dus nog voordat de gegevens van een werkblad zichtbaar zijn.
1. Zorg dat het betreffende bestand is geopend.
2. Klik op Bestand, Opslaan als (of druk op de sneltoets F12); het venster Opslaan als opent.
3. Klik onder in dit venster op Extra; dit opent een menu.
4. Kies Algemene opties; het venster Algemene opties gaat open.
5. Typ in het vak bij Wachtwoord voor openen: je wachtwoord.
6. Klik op OK en het venster Wachtwoord bevestigen verschijnt.
7. Typ daar nogmaals je wachtwoord.
* Zoals je ziet, kun je ook een wachtwoord opgeven bij Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid. Daarmee zorg je ervoor dat alleen mensen die dit wachtwoord kennen, de gegevens van de werkmap kunnen bewerken.
* Je kunt het Wachtwoord voor openen leeg laten en alleen een wachtwoord opgeven bij Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid. Dan kunnen anderen de werkmap wel openen, maar is alleen voor het bewerken van de werkmap een wachtwoord nodig.

8. Klik op OK en het venster Opslaan als verschijnt weer.
9. Klik op Opslaan en klik op bij de vraag om bevestiging op Ja. Ook al heb je in de werkmap niets gewijzigd, het instellen van dit wachtwoord is wel een (belangrijke) wijziging, vandaar dat je de bestaande werkmap moet vervangen.

Onthoud het wachtwoord!
Mocht je het wachtwoord vergeten, dan kun je de werkmap met geen enkele mogelijkheid meer openen, zoals de waarschuwing ook meldt. Een wachtwoordkraker die binnen Excel werkt, heeft hier geen vat op, omdat de werkmap zelf niet eens wordt geopend. Daarmee is dit een vrij solide manier van beveiligen.
Maar raak het wachtwoord niet kwijt...

In het venster Opslaan als, stel je een wachtwoord in voor de werkmap als geheel (klik om te vergroten).

Meer leren

Deze uitleg staat in mijn boek Excel voor Professionals 5e Editie.
Daarin leer je ook de fijne kneepjes van beveiliging.
Klik om het boek in te kijken en te bestellen.